Apa Itu ISO ?

                                      

Sebelum saya mulai bekerja, saya pernah beberapa kali melihat logo "ISO". Awalnya saya pikir itu adalah semacam penghargaan "TOP Brand" yang membuat suatu barang laku di pasaran  :-) 

                                             

Setelah mulai bekerja, saya kemudian mendengar perusahaan ingin mendapatkan ISO. Dari situ saya kembali berpikir bahwa kita ingin "mendapatkan Logo ISO" agar barang kita lebih laku !  ;-)

                                                                         

Meskipun awalnya saya cuek - cuek aja, namun karena rasa penasaran saya yang luar biasa serta background S1 saya adalah Accouinting Information System yang notabene mempelajari tentang Sistem ( saya suka hal - hal yang berbau logika ) , maka kemudian saya mencoba untuk mereka ulang pelajaran AIS saya       ( sampai saya membawa buku yang super tebal itu ke kantor untuk dipelajari di waktu senggang saya. )

Ternyata ... , pemahaman ISO saya masih salah !  Sistem yang dimaksud oleh ISO 180o  berbeda  dengan konsep sistem yang saya pelajari di AIS    .     ( Gawat banget kan !  )                          :-(

1 OKTOBER  2014

Lalu pada tanggal 1 Oktober 2014, entah awal mulanya bagaimana, tanggung jawab untuk            mengurus soal ISO ini dialihkan ke saya. Tiba - tiba saya ditunjuk sebagai                 Management  Representative 

                                    ( padahal saya tidak tahu menahu soal ISO ).                                                

:-0

10 OKTOBER 2014

Pada 10 Oktober 2014, saya mulai ikut konsultasi dengan konsultan ISO yang  telah lama ditunjuk oleh perusahaan. saya mulai ikut konsultasi sampai 17 Januari 2015 ( sebulan sekali, jadi total 4 kali ). itupun saya berasa lari puter - puter, seperti tidak ada progress sama sekali. Sejak saat itu kami pun berhenti konsultasi. Kami hanya mengecek ulang dokumen - dokumen yang ada.

FEBRUARI 2015

Setelah sekian bulan berasa jalan di tempat, secara tidak sengaja kami bertemu seseorang yang dahulu kala terbiasa melakukan kalibrasi mesin - mesin produksi kami, awalnya tidak sengaja kami bercerita tentang proses ISO yang "jalan di tempat", kemudian kami berbagi cerita tentang "Dunia ISO" dimana ternyata kebetulan beliau adalah praktisi ISO 9001 dan 14001.

Kami lalu mencoba berdiskusi dan mencoba kembali menata langkah kami menuju sertifikasi ISO 9001. Mencoba mengerjakan apa yang selama ini sebenarnya telah kami tulis dalam bentuk berbagai prosedur dan manual.

13 MARET 2015

            

   

Pada 13 Maret 2015, kami melakukan kick off dengan seluruh karyawan sebagai tanda dimulainya ‘perang’ untuk mendapat sertifikat ISO 9001:2008.

16 MARET 2015

Setelah kick off tersebut, mulailah ditunjuk anggota tim ISO 9001:2008 pada 16 Maret 2015. Lalu kita mulai bekerjasama untuk merevisi segala dokumen yang dibutuhkan untuk bahan sertifikasi ISO 9001:2008 dan  mulai mengimplementasikannya. 

              20 sd 28  APRIL  2015

                                 

Pada tanggal 2028 April 2015 kami melakukan audit internal  

              29 sd 30  APRIL  2015

                                           

kemudian tanggal 29 dan 30 April 2015 langsung dilakukan Management Review.
Implementasi ISO 9001:2008 dan perbaikan hasil audit internal tetap berlanjut, 

              15 MEI  2015

                                

sampai pada akhirnya tanggal 15 Mei 2015 auditor tahap pertama dari TUV Nord datang untuk  mengaudit kami dan hasilnya adalah kami dapat melakukan audit sertifikasi.

25 sd 26 MEI  2015

Akhirnya  hasil audit sertifikasi tanggal 25-26 Mei 2015  menyatakan bahwa kami lolos audit tersebut dengan tidak ada temuan major  . Sehingga perusahaan kami kini telah menjadi "ISO 9001 Certifed Company" :-)

Thank you for God, without Him we wouldn’t get the certificate, para "konsultan ISO" ( mereka lebih seneng disebut sebagai business partner ;-) ) Direktur kita, Teman - teman ISO Team, dan seluruh karyawan dan pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan satu per satu.

MELISA LIE

Management Representative

PT. TMP - Banten

simamutu@gmail.com

www.simamutu.blogspot.com

6 Prosedur Plus 21

Prosedur Kerja

1. Prosedur Pengendalian Dokumen
2. Prosedur Pengendalian Rekaman  
3. Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai (NCR)
4. Prosedur Audit Internal  
5. Prosedur Tindakan Perbaikan
6. Prosedur Tindakan pencegahan

Catatan / Rekaman  Mutu

1. Bukti Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen. (Klausul 5.6.1)
2. Bukti edukasi, training, skills, dan pengalaman karyawan. (Klausul 6.2.2)
3. Bukti realisasi produk dan jasa telah sesuai dengan persyaratan (pelanggan dan peraturan). (klausul 7.1d)
4. Bukti bahwa setiap pesanan dari pelanggan telah ditinjau sebelum menjadi kontrak (Klausul 7.2.2)
5. Input dari desain dan pengembangan produk / jasa. (klausul 7.3.2)
6. Bukti tinjauan desain dan pengembangan produk / jasa (klausul 7.3.4)
7. Bukti verifikasi desain dan pengembangan produk / jasa (klausul 7.3.5)
8. Hasil Validasi desain dan pengembangan produk / jasa (klausul 7.3.6)
9. Bukti perubahan desain dan pengembangan produk / jasa (klausul 7.3.7)
10. Bukti evaluasi supplier / rekanan / vendor beserta tindaklanjutnya (Klausul 7.4.1)
11. Bukti proses validasi bagi proses yang hasilnya tidak dapat diukur oleh alat ukur (7.5.2d)
12. Identifikasi khas pada produk bila kemamputelusuran memang dipersyaratkan (Klausul 7.5.3)
13. Bukti laporan properti milik pelanggan yang hilang, rusak, atau tidak bisa digunakan (Klausul 7.5.4)
14. Standar yang digunakan untuk kalibrasi atau verifikasi alat ukur bila tidak ada standar nasional atau internasional yang dapat dijadikan acuan.
15. Bukti validasi untuk alat ukur yang ditemukan tidak sesuai dengan persyaratannya (klausul 7.6)
16. Bukti Kalibrasi dan Verifikasi Alat Ukur (klausul 7.6)
17. Bukti pelaksanaan internal audit (Klausul 8.2.2)
18. Bukti kesesuaian produk dengan kriteria yang dapat diterima dan bukti bahwa hanya orang yang memiliki otoritas yang dapat merilis produk (klausul 8.2.4)
19. Bukti pencatatan dan tindaklanjut ketidaksesuaia pada produk (klausul 8.3)
20. Hasil Tindakan Perbaikan (klausul 8.5.2)
21. Hasil Tindakan Pencegahan (8.5.3)

Dari Berbagai Sumber .

Isi Surat Keputusan

Isi surat keputusan :
Surat Keputusan berisi tiga hal pokok, yaitu konsiderans, desideratum dan diktum.

Konsiderans

Konsiderans adalah bagian surat keputusan yang berisi hal-hal yang menjadi pertimbangan pembuatan surat keputusan. Yang dimuat dalam konsiderans adalah nama undang-undang, keputusan terdahulu, peraturan, usul, dan saran yang dirinci kedalam sub topik menimbang, mengingat, membaca, mendengar dan memperhatikan.

Keberadaan konsiderans bagi sebuah surat keputusan bersifat wajib karena dalam konsiderans itulah tertera landasan hukum (statuta) setiap surat keputusan. Isi konsiderans minimal dua, maksimal lima. Dari kelima sub topik tersebut diatas, yang paling penting dan harus dipakai dalam setiap keputusan adalah sub topik menimbang dan mengingat.

Subtopik menimbang berisi hal-hal yang menjadi pertimbangan perlunya dibuat surat keputusan ( to consider = menimbang ). Dalam subtopik menimbang dijelaskan bahwa dengan pertimbangan tertentu perlu ditetapkan keputusan tertentu.

Subtopik mengingat wajib dipakai karena di dalam bagian inilah dituliskan nomor surat pengangkatan pemimpin tertinggi organisasi sehingga memungkinkan baginya mengeluarkan surat keputusan. Surat ( keputusan) pengangkatan pemimpin tertingi itulah yang menjadi salah satu statuta bagi surat keputusan yang akan dikeluarkan itu disamping statuta yang lain, misalnya surat keputusan dan undang-undang yang berkaitan secara langsung dengan topik atau permasalahan yang akan diputuskan. Semua statuta surat keputusan ditetmpatkan dalam subtopik konsiderans mengingat.

Subtopik membaca dicantumkan ketentuan dan peraturan yang tidak berkaitan secara langsung dengan masalah pokok yang menjadi keputusan, namun ketentuan dan peraturan ini diperlukan untuk memperkuat konsiderans sehingga pertimbangan sebelum memutuskan sesuatu menjadi lebih lengkap.

Subtopik mendengar biasanya dicantumkan usul dan saran yan pernah disampaikan oleh pihak tertentu kepada pemimpin tertinggi/pengambil keputusan.

Subtopik memperhatikan biasanya berisi keputusan rapat yang pernah atau yang sengaja diadakan berkaitan dengan permasalahan yang akan dibuat surat keputusan.

Desideratum

Isi surat keputusan yang dinamakan desideratum adalah bagian yang berisi tujuan (untuk apa) surat keputusan itu dibuat. Setiap surat keputusan pasti mengandung tujuan. Tujuan itu dapat satu atau lebih.

Berbeda dengan keberadaan konsiderans yang selalu harus dinyatakan secara eksplisit melalui subtopik yang telah disebutkan sebelum ini, keberadaan desideratum dapat saja secara implisit. Artinya, desideratum dapat berada secara tersirat didalam konsiderans atau didalam diktum, atau didalam konsiderans dan diktum.

Keberadaan desideratum dikatakan tersirat atau implisit karena tidak ada notasi tujuan untuk menendai atau mengawali bunyi desideratum. Namun, tanpa notasi tujuan pun desideratum dengan mudah dapat diketahui. Hal itu tampak pada contoh dibawah ini :

Contoh desideratum dalam konsiderans :
……………. untuk melakukan pembinaan dan bimbingan bagi setiap mahasiswa, perlu diangkat penasihat akademik.
(penerbitan surat keputusan bertujuan untuk mengangkat penasihat akadmik )

Contoh desideratum di dalam diktum :
……………. keputusan ini disampaikan kepada yang bersangkutan untuk diketahui dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

(penerbitan surat keputusan bertujuan meminta pihak tertentu agar mengetahui dan melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya).

Diktum

Diktum adalah bagian surat keputusan yang berisi butir-butir ketetapan. Diktum merupakan isi inti sebuah surat keputusan. Apasaja ayng akan ditetakan oleh pengambil keputusan, semuanya dihimpun dalam diktum.

Teknis penulisan diktum.

Rangkaian diktum diawali oleh subtopik memutuskan yang ditempatkan ditengah kertas ( centering). Subtopik memutuskan harus selalu diikuti oleh kata menetapkan yang merupakan penanda untuk memasuki isi diktum. Kata “penanda” menetapkan tidak ditempatkan ditengah, tetapi dimargin kiri. Setelah itu, barulah dituliskan isi diktum. Bila isi diktum akan dirinci, butir-butirnya diberi kode urutan ( lihat pola surat keputusan ).

Dalam butir 1.1 telah disebutkan bahwa salah satu guna surat keputusan adalah untuk mencabut masa berlaku surat keputusan terdahulu. Kiranya perlu diketahui bahwa isi sebuah surat keputusan hanya dapat dibatalkan atau dicabut dengan menerbitkan surat keputusan yang baru. Hal itu berarti peluang untuk membatalkan isi sebuah surat keputusan harus terdapat dalam setiap surat keputusan. Dengan demikian, isi setiap  surat keputusan tidak akan berlaku abadi. Ketentuan yang mengatur hal yang sangat penting itu disebut arbitrase yang berarti ‘perwasitan’ atau ‘penyelesaian’. Karena dahulu isi surat statuta umumnya dibuat dalam pasal-pasal, maka pasal yang berisi ketentuan ‘arbitrase’ itu disebut pasal arbitrase . Pasal atu butir surat keputusan yang berfungsi sebagai pengaman itu ditempatkan dalam diktum. Perhatikan bunyi diktum yang memuat pasal arbitrase di bawah ini :

Contoh :

Keputusan in mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan, dan apabila ternyata kemudian hari terdapat perubahan, maka surat keputusan ini akan ditinjau kembali.

Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan, maka Surat Keputusan ini akan diubah dan diperbaiki sebagaimana mestinya.

Sumber :
https://elmudunya.wordpress.com/2010/06/06/cara-membuat-surat-keputusan/

ISO 9001

 .